個人事業主の節税対策と必要経費の計上方法【何がどれだけ経費になるのか】

事業をやるにあたって売り上げと経費のバランスはとても重要です。

売り上げが結構上がってしまっても、同時にそれなりの金額の経費を計上できれば、利益を圧縮して所得税を減らすことによって節税することが可能になります。

逆に本来経費計上ができるものであっても、その知識がないばかりに経費として計上していなければ、税金を多く支払うことになってしまいます。

ここで重要な知識は、

  • 何が正式に経費として認められるのか
  • 何が経費にならないのか

を正しく見極めることができるかどうかです。

また個人事業主が会社を設立することよって可能になる節税の方法も紹介していきます。

実はこれも経費で良かった?個人事業主が経費で落とせるものとは?

個人事業主の方の多くは、確定申告を自分で行なっていると思います。

そして毎年の確定申告の時期になると、仕事上で使った金額の中で、どこまで経費として申告できるのか迷うかもしれません。

この記事では、経費について以下の点について解説しています。

  1. 必要経費とは?
  2. 必要経費として認められるもの
  3. 事業経費に上限はあるのか

確定申告で経費に含められる項目について解説していますので、節税のために参考にしてください。

必要経費とは何か?

経費とは、事業を行うために使用した費用のことです。
会社組織であれば「経費で落とす」という言い方をしたり、「経費で処理する」という表現を使ったりします。

経理担当が在籍していれば、経費として落とせるのかどうか指示してくれますが、個人事業主はすべて自分で判断しなければなりません。

では、具体的にどのような費用が経費として認められるのか見ていきましょう。

必要経費として認められるものとは?

まず確定申告の時に記入する項目について確認します。

  • 地代家賃
  • 水道光熱費
  • 通信費
  • 旅費交通費
  • 消耗品費
  • 広告宣伝費
  • 新聞図書費
  • 接待交際費
  • 修繕費
  • 原価償却費

以上のような経費と関係する項目が、個人事業主が確定申告の時に記入する項目になります。

地代家賃

個人事業主の場合、職場(事務所)と自宅が一緒になっている場合もよく見られます。

自宅として使用している場合でも、家賃を支払っているのであれば、当然経費として認められます。
しかし職場として使用している割合のみ経費として認められるため、家賃が10万円で、職場面積が全体の半分であれば5万円が正式に経費として計上できます。

水道光熱費

事業内容によっては、水道代や光熱費も経費として認められることもあります。
その場合でも仕事をしている時間を使って経費を計算できます。

仮に1ヶ月の光熱費が30,000円・水道代が3,000円であり、仕事の時間が8時間であれば、費用の3分の1の11,000円が経費に計上できる金額になります。

通信費

通信費の計算も同じく仕事として使用している時間に従って費用を計算して、経費に含めることができます。

通信費にはインターネットや電話代、切手代などが含まれます。

旅費交通費

仕事で使った電車代やバスやタクシー代も経費として計上しても良い費用です。

車を仕事で利用したのであれば、ガソリン代も旅費交通費に含められるでしょう。
ガソリン代は、消耗品や車両費に計上することもできますが、一度選択した項目に来年度も含めるようにしましょう。

Suicaは電子マネーとして買い物もできてしまうため、Suicaのチャージ料金の領収書は本来はそのまま経費として認められるものではありません。
しかしながら、実際にはほとんどの個人事業主は、チャージの領収書をそのまま経費として全額計上しているのが現状です。

また税理士の方でもそのまま受けている場合がほとんどですので、本音と建前ということで、それでよろしいかと思います。もし心配であれば、仕事専用のSuicaをもう一枚作れば問題はなくなります。

※ちなみに私は、Suicaチャージは自腹で支払い、営業活動で使った分だけ、交通費精算書で精算しています。結構真面目にやってます(笑)

消耗品費

仕事で利用した10万円以下の、文房具や電球、水回り、キッチン用品、清掃用品、仕事の名刺など、日用品のほぼ全般は消耗品として計上します。

パソコンや大型インテリアなどの金額が10万円を超えた場合、消耗品ではなく減価償却として処理されることになります。

広告宣伝費

ネットを通じて広告を出したり、看板を作った場合は宣伝広告費として計上可能です。
もちろん新聞の広告なども含まれます。

新聞図書費

仕事に関連した書籍や電子書籍を購入したのであれば、問題なく新聞図書費として経費計上できます。

現実には、事業活動を行う上で、様々なメディアに目を通す必要があります。どこに今後の新事業のヒントがあるか分かりませんので、ほぼ全ての書籍購入は経費計上できます。またするべきですね。

接待交際費

個人事業主が取引先と一緒にカフェでお茶をする場合や、気分転換のために喫茶店で仕事をする時も経費として計上可能です。

打ち合わせの場合は「交際費」として計上し、気分転換のためにカフェで仕事をした場合などは「雑費」として計上する方が良いでしょう。

基本的には仕事に関する全ての食事代も経費として落とせます。

また現時点で取引がない会社の場合でも、「情報交換だけでも十分に仕事につながる」と言えますので、家族・恋人との食事以外はこれまたほぼ経費計上しても問題が起こることはないでしょう。

人に会う、そして食事をする、この中から多くのビジネスチャンスは生まれるものです。

ところで会社組織の場合は、接待交際費に上限がありますが、個人事業主には上限はありません。

慶弔費

取引先への香典や祝儀などの費用は、仕事の一環であるため、経費に含めても問題ありません。
しかし費用を証明するのが難しいため、招待状などを残しておき、確かにお祝いやお悔やみがあった証拠とする必要があります。

一見すると、あまり経費としては計上できないのではないかと思うようなものでも、個人事業主の確定申告時に含めることができます。
含められるものを計上しないなら、その分税金が高くなるため、節税のために経費にできるものを事前に把握しておきましょう。

経費として計上できる金額と上限は?

売上から経費を差し引いた金額が利益であり、利益に所得税がかかってくるため、正しく経費を計上することが重要です。
では、売上よりも経費の方が多くなると、問題になるのでしょうか?

法律的には経費が売り上げを上回ったとしても違法とはなりません。なぜならば、赤字会社はそのようになっているから赤字だからです。それでも存続していますので、問題ありません。
つまり経費の上限は決まっていないということです。

仮に売上が500万円の個人事業主が、500万円の経費を計上するのであれば、所得税の納付は必要なくなります。
しかし売上がある程度ある事業主の経費が、売上と同額となると、税務署から所得逃れを疑われてしまう可能性もありますので、証拠書類はしっかりと残すようにしておいてください。

経費を証明する書類を用意する

経費として計上する場合、以下のような出費を証明できる書類を保管してください。

★請求書や納品書
★領収書やレシート
★取引のメール内容
★出金伝票

こうした書類は確定申告時に必要になり、保管していないなら経費として認められなくなる可能性があります。
必要書類は、確実に保管しておきましょう。

経費として認められるものは、非常にたくさんあります。
とはいえなんでも経費として認められるわけではなく、仕事に関連していることが条件です。また社会通念上、適当な額であるかも重要です。

しかし経費に認められる項目は、想像していたよりも多かったという方もいるので、確定申告の前にもう一度支出を確認してみましょう。

個人事業主のための節税対策と損金計上について

必要経費とは?節税対策と損金計上

会社経営者や個人事業主にとって、売上を上げて利益を増やすことは最も重要な事です。
しかし税金についてもきちんと理解し、節税できるなら会社や個人の利益を増やすことと同じ意味になります。

このコーナーでは主に個人事業主のための必要経費について、以下の内容を詳細に解説していますので、節税対策の参考にしてください。

  1. そもそも必要経費とはなに?
  2. 必要経費に含まれるものは何?
  3. 必要経費に含められない費用とは?

節税に必要な上記の点を解説していきます。

必要経費は節税の基本

必要経費とは次のような3つの所得の際に計上できる事です。

  • 事業所得
  • 不動産所得
  • 雑所得

確定申告の際、所得区分には10種類がありますが、上記の3つの種類の所得であれば、必要経費を計上して節税対策をできます。

必要経費を計上するなら、税金を決める基準になる収入を減らすことができるため、節税の基本となります。
必要経費になるかを決める基準は以下の3つのものになります。

  1. 収入と売上原価を取得するために必要であった費用
  2. 一般管理費や販売費であること
  3. 事業に関連している減価償却

上記の3つのポイントに関係のない経費は、当然必要経費とはみなされないため注意しましょう。
では具体的に必要経費について解説していきます。

確定申告の必要経費

確定申告書を見ると、経費として計上できる項目がたくさんありますが、支払った費用をどこまで必要経費として計上できるのか迷うところです。

以下のようなものであれば、確定申告時に必要経費として計上できますので、参考にしてください。

オフィス関連経費

仕事を行うためにオフィスを借りている場合、職場に関係する費用は全額必要経費として計上することができます。
また自宅をオフィスとして賃借している場合も、100%ではないものの必要経費となります。

必要経費として計上できる割合を決定する要素は、「仕事のために建物の何%を使用しているのか」という事になります。

建物の1部屋を仕事のために専有しているのであれば、総延べ床面積の何%を占有しているのか計算をして割合を決定できるでしょう。
例えば、100㎡のマンションの、20㎡をオフィスとして使用しているなら、家賃の5分の1を必要経費として計上できるという意味です。

家賃以外にオフィス関連の経費として計上できるのは以下のようなものです。

  • オフィスの部屋や建物の火災保険
  • 仕事場の光熱費・水道代
  • 通信費
  • 交通費

こうした費用に関しても、仕事への占有の割合を基準に必要経費として計上することができます。
覚えておかなければならないのは、オフィスとして全体を使用していないなら、占有の割合に基づいて必要経費が減少するという事です。
経費の100%が必要経費とはならないという意味になります。

消耗品も必要経費になる

文房具や工具、備品といった仕事に使用した消耗品も全て必要経費として計上することができます。
具体的には、コピー機/FAX機のインクやトナー、用紙なども全て経費として計上できるわけです。

仕事で使用する機器のメンテナンス費用や保守点検費用も、当然経費として計上しても問題ありません。

ただし10万円を超える器具や備品は経費として計上できるものの、減価償却資産とみなされます。
1年に全額計上できるわけではなく、減価償却資産の償却率に従って分割して数年間にわたって必要経費として計上していきます。

交通費(旅費)や交際費

ビジネスをしている以上、クライアントや取引先まで移動することもしばしばです。
交通機関を利用したのであれば、バスや電車、タクシー代なども必要経費となります。

調査などのために飛行機を利用したとしても、やはり必要経費に含められます。
加えて取引先との会食やカフェでの打ち合わせ費用なども、仕事に関係していれば交際費に含まれるため必要経費として計上できます。

ところで、個人事業主には交際費の上限がありません。つまりいくらでも経費計上できるという訳です。

しかしだからといって、あらゆる飲み食いを領収書をもらって経費にするのは控えるべきです。売上が1000万円のところ、交際費が500万円というのはあまりにも不自然です。明らかに仕事とは関係のない、個人や家族の食費が入っているのがバレバレです。

税務の世界では「社会通念上」という、いわゆる一般常識として図られるのが基本ですので、本当に仕事に関係するものだけを、損金計上するようにしましょう。

教育費や書籍代

業務を行う上で必要なセミナーや教育を受けたのであれば、これも経費として計上可能です。
同じように、仕事を行うために個人的に購入した書籍や電子書籍、新聞の費用も必要経費に含めて問題ありません。

経費の基本は「仕事に関係すること」ですが、事業主である以上、仕事に関係のない書籍はほぼありません。現在はそうでなくても、その雑誌からの情報により、新たなビジネスのヒントが生まれることも珍しくないからです。

よって、あまりにも趣味に走り過ぎで、仕事とは全く関係のない内容でなければ、ほとんどの書籍は経費になると考えて問題はありません。

経費として含められないもの

以下のものは経費として計上はできませんので注意してください。

  1. 個人で支払う所得税や住民税
  2. 法律違反の罰金
  3. 住宅ローンなどの借金
  4. 健康保険料や年金

個人の所得税などの税金

確定申告を行うと、個人として所得税や住民税の支払いが必要です。

しかしこうした税金は必要経費とは認められないため、来年度の確定申告に含めてはいけません。

駐車違反などの罰金

仕事で車を利用している時、スピード違反や駐車違反などの行為があった場合、罰金を支払う必要があります。

しかし反則金は必要経費に含められません。

住宅ローンなどの借金

借金の返済(住宅ローンの返済金)などは、必要経費として認められていません。

しかし借金の利子については、必要経費として計上できますので、これも忘れないようにしましょう。

健康保険や国民年金

健康保険や国民年金は必要経費に含めるのではなく、所得控除の項目に記載するのがルールになっています。

個人事業主の必要経費まとめ

すでに支払っている必要経費を正しく計上できていないと、所得税や法人税を余分に支払うことになります。

個人事業の場合は交際費の上限がないため、どれだけ経費を計上できるかがポイントなります。

よって、必要経費について正しく理解し、きちんと計上することで節税対策を行なっていきましょう。

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